Положение об обработке персональных данных АО «ИСКРАТЕЛЕКОМ»

(Настоящее Положение разработано в соответствии с нормами Федерального Закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. «О персональных данных»).

Общие положения

• Понятие и состав персональных данных
• Принципы обработки персональных данных Клиента
• Обязанности Компании
• Права Клиента
• Сбор, обработка и хранение персональных данных
• Доступ к персональным данным Клиента
• Защита персональных данных
• Уточнение, блокирование и уничтожение персональных данных
• Ответственность за разглашение персональных данных и нарушение
• Соглашение о неразглашении персональных данных Клиента

Цель данного Положения — обеспечение требований защиты прав граждан при обработке персональных данных.

Персональные данные могут обрабатываться только для целей, непосредственно связанных деятельности компании АО «ИСКРАТЕЛЕКОМ», в частности для оказания услуг связи. Компания собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названных целей.

Компания осуществляет сбор, хранение и использование персональных данных Клиентов в рамках работы с базами данных Автоматизированной системы расчетов Компании «Seven-Sky Billing», работающих на сервере Компании, расположенном по адресу: РФ, г.Москва, ул. Люблинская, д.171, к.1А.

Сбор, хранение, использование и распространение, в том числе передача третьим лицам, персональных данных без письменного его согласия не допускаются.

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, если иное не определено законом.

Сотрудники компании, в обязанность которых входит обработка персональных данных Клиента, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Настоящее положение утверждается Генеральным директором компании АО «ИСКРАТЕЛЕКОМ» и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Клиента.

Понятие и состав персональных данных

Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

К персональным данным Клиентов, которые обрабатывает Компания относятся:

• паспортные данные;
• адрес места жительства;
• домашний телефон;
• Материалы личного дела Клиентов относятся к конфиденциальной информации ограниченного доступа.

Принципы обработки персональных данных Клиента

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов:

• законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;
• соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Компании;
• соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
• достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
• недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных;
• уничтожения персональных данных после достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении;
• личной ответственности сотрудников Компании за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;
• наличие четкой разрешительной системы доступа сотрудников Компании к документам и базам данных, содержащим персональные данные.

Обязанности компании

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина компания при обработке персональных данных Клиента обязано соблюдать следующие общие требования:

• обработка персональных данных Клиента может осуществляться исключительно в целях оказания законных услуг Клиентам, оказания услуг связи;
• персональные данные Клиента следует получать у него самого. Если персональные данные клиента возможно получить только у третьей стороны, то клиент должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники Компании должны сообщить клиентам о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа клиента дать письменное согласие на их получение;
• Компания не имеет права получать и обрабатывать персональные данные соискателя о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом. В частности, Компания вправе обрабатывать указанные персональные данные Клиента только с его письменного согласия;
• при наличии надлежащим образом оформленного запроса предоставлять Клиенту доступ к его персональным данным;
• хранение и защита персональных данных Клиента от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена Компанией за счет его средств в порядке, установленном законодательством;
• в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу Клиента либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Компания обязана осуществить блокирование персональных данных на период проверки;
• в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных оператор на основании документов, представленных Клиентом либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;
• в случае достижения цели обработки персональных данных Компания обязана незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней, и уведомить об этом Клиента, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;
• в случае отзыва Клиентом согласия на обработку своих персональных данных Компания обязано прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней, если иное не предусмотрено соглашением между Компанией и Клиентом. Об уничтожении персональных данных Компания обязано уведомить Клиента;
• Клиенты должны быть ознакомлены под расписку с документами Компании, устанавливающими порядок обработки персональных данных соискателей, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Права Клиента

• Право на доступ к информации о самом себе.
• Право на определение форм и способов обработки персональных данных.
• Право на отзыв согласия на обработку персональных данных.
• Право ограничивать способы и формы обработки персональных данных, запрет на распространение персональных данных без его согласия.
• Право требовать изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе.
• Право обжаловать неправомерные действия или бездействия по обработке персональных данных и требовать соответствующей компенсации в суде.
• Право на дополнение персональных данных оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
• Право определять представителей для защиты своих персональных данных.
• Право требовать от Компании уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные Клиента, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них.

Сбор, обработка и хранение персональных данных

Обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Порядок получения персональных данных

Все персональные данные Клиента следует получать у него самого после предоставления им письменного согласия. Письменное согласие включает в себя:

• фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес Компании, получающего согласие Клиента;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие Клиента;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Компанией способов обработки персональных данных;
• срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Согласие не требуется, если:

• обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является Клиент;
• обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
• обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Клиента, если получение его согласия невозможно.
• При сборе персональных данных оператор обязан предоставить субъекту персональных данных по его просьбе следующую информацию:
• подтверждение факта обработки персональных данных Компанией, а также цель такой обработки;
• способы обработки персональных данных, применяемые Компанией;
• сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
• перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

Если персональные данные о Клиенте возможно получить только у третьей стороны, то Клиенту должна быть предоставлена следующая информация:

• наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес Компании;
• цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
• предполагаемые пользователи персональных данных;
• установленные Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» права субъекта персональных данных.

Компания не имеет права получать и обрабатывать персональные данные Клиента о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом. В частности, Компания вправе обрабатывать указанные персональные данные Клиента только с его письменного согласия.

Компания не вправе производить обработку данных о судимости Клиента

Обработка, передача и хранение персональных данных Клиента

К обработке, передаче и хранению персональных данных Клиента могут иметь доступ менеджеры по работе с клиентами.

При передаче персональных данных Клиента Компания должно соблюдать следующие требования:

не сообщать персональные данные соискателя третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев:

• обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является Клиент;
• обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
• обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Клиента, если получение его согласия невозможно.
• предупредить лиц, получающих персональные данные Клиента о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные соискателя, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется в случае обезличивание персональных данных и в отношении общедоступных данных
• разрешать доступ к персональным данным Клиентов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций
• не запрашивать информацию о судимости Клиента.

При трансграничной передаче персональных данных Компания обязана:

• убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача персональных данных, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных

Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу.

По возможности персональные данные обезличиваются.

Хранение персональных данных

Персональные данные Клиента хранятся в его личном деле. Личное дело Клиента ведется менеджером по работе с Клиентами. К личному делу Клиента приобщаются:

• письменное согласие на обработку персональных данных
• собственноручно заполненная и подписанная Клиентом анкета
• договор на оказание услуг
• иные документы по согласованию с Клиентом.

В личное дело Клиента вносятся также письменные объяснения Клиента, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Документы, приобщенные к личному делу Клиента, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Персональные данные Клиентов могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиента, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных.

Пароли устанавливаются заместителем директора Компании и сообщаются индивидуально менеджерам по кадрам, имеющим доступ к персональным данным Клиентов. Изменение паролей заместителем директора происходит не реже 1 раза в 2 месяца.

Для обеспечения хранения персональных данных необходимо выполнить следующие шаги:

• издание приказа или распоряжения о закреплении за менеджером по работе с Клиентами определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждение схемы доступа менеджера по работе с Клиентами и других сотрудников Компании к документам, содержащим персональные данные; устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать у менеджера по работе с Клиентами, организация приема Клиентов, порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут храниться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Организация работы с Клиентом должна быть подчинена, в том числе, решению задач обеспечения безопасности персональных данных, их защиты:

• при работе с Клиентом менеджер по кадрам не должен выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На его столе не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя
• не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных по телефону.

Личные дела Клиентов, журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся шкафах. Сотрудникам Компании не разрешается при выходе из помещения оставлять какие-либо документы, содержащие персональные данные, на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми.

На рабочем столе сотрудника должен всегда находиться только тот массив документов и учетных карточек, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий (подшивка в личные дела, для отправки и пр.).

В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы. На рабочем столе не должно оставаться ни одного документа. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезательной машине.

Мусор, выносимый из помещений, должен сжигаться.

Компания особым образом обеспечивает гарантии конфиденциальности материалов, связанных с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с соискателями.

Доступ к персональным данным Клиента

Внутренний доступ (доступ внутри организации)

Право доступа к персональным данным Клиента имеют:

• генеральный директор Компании;
• менеджер по работе с Клиентами, в ведение которого передан соответствующий массив документов, содержащих персональные данные.

Другие сотрудники Компании имеют доступ к персональным данным Клиента только при наличии специального указания в письменном согласии самого Клиента, носителя данных.

Внешний доступ

Персональные данные Клиента могут быть предоставлены третьим лицам только с письменного согласия Клиента.

Компания обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных Клиента, в котором фиксируются сведения о лице, которому передавались персональные данные Клиента, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

Доступ Клиента к своим персональным данным предоставляется при обращении либо при получении запроса Клиента. Компания обязана сообщить Клиенту информацию о наличии персональных данных о нем, а также предоставить возможность ознакомления с ними в течение десяти рабочих дней с момента обращения.

Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Клиент имеет право на получение при обращении или при получении запроса информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

• подтверждение факта обработки персональных данных Компанией, а также цель такой обработки
• способы обработки персональных данных, применяемые Компанией
• сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ
• перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения
• сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения
• сведения о том, какие юридические последствия для Клиента может повлечь за собой обработка его персональных данных.

Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены Клиенту в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.

Право Клиента на доступ к своим персональным данным ограничивается в случае, если предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

Защита персональных данных

Для защиты персональных данных Клиентов необходимо соблюдать ряд мер:

• порядок приема, учета и контроля деятельности Клиентов
• технические средства охраны, сигнализации
• требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.
• Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Клиента, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
• Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиента обязаны заключить «Соглашение о неразглашении персональных данных Клиента».

Уточнение, блокирование и уничтожение персональных данных

Блокирование информации, содержащие персональные данные Клиента, производится в случае:

• если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными
• если сведения являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки

В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных Компания на основании документов, представленных Клиентом, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или полученных в ходе самостоятельной проверки, обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.

В случае выявления неправомерных действий с персональными данными Компания обязана устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные.

Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Компания обязана уведомить Клиента, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

Компания обязана уничтожить персональные данные Клиента в случае:

• достижения цели обработки персональных данных оператор
• отзыва Клиентом согласия на обработку своих персональных данных

Уничтожение персональных данных должно быть осуществлено в течение трех дней с указанных моментов. Соглашением Компании с Клиентом могут быть установлены иные сроки уничтожения персональных данных при достижении цели обработки персональных данных.

Компания должна направить уведомление об уничтожении персональных данных Клиенту, а в случае, если обращение или запрос о недостоверности персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

Ответственность за разглашение персональных данных и нарушение

Компания ответственна за персональную информацию, которая находится в его распоряжении и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением установленных в организации принципов уважения приватности.

Компания обязуется поддерживать систему приема, регистрации и контроля рассмотрения жалоб клиентов, доступную как посредством использования Интернета, так и с помощью телефонной, телеграфной или почтовой связи.

Любое лицо может обратиться к сотруднику Компании с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в десятидневный срок со дня поступления.

Сотрудники Компании обязаны на должном уровне обеспечивать рассмотрение запросов, заявлений и жалоб клиентов, а также содействовать исполнению требований компетентных органов. Лица, виновные в нарушении требований настоящего положения привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Реквизиты компании

Наименование: Акционерное общество «ИСКРАТЕЛЕКОМ»

Юридический адрес: 125009, г. Москва, вн. тер. г. Муниципальный округ Пресненский, пер. Газетный, д. 9, стр. 7, этаж/ком/радочее место 3/20/2

Фактический адрес: 117105, г. Москва, ул. Нагатинская, д. 1, стр. 14

ИНН: 7736196490 / КПП: 770301001 Тел: 8 (495) 640-10-10